Оформление кадровых документов

Прием и оформление нового сотрудника на работу с последующим ведением делопроизводства - сложное хлопотное дело. Какие кадровые документы на сотрудника необходимо оформить в соответствии с кадровым законодательством РФ, как правильно бухгалтерия должна начислить зарплату, как обучить нового сотрудника и какими должны быть условия труда, рассмотрим чуть ниже.
За набор сотрудников в ООО, ОАО, ЗАО или ИП отвечает менеджер по подбору персонала. Обычно на эту должность подбирают кандидата с опытом работы не менее 6 лет, имеющим высшее профильное образование и обладающим коммуникабельными качествами. Он осуществляет подбор вероятных сотрудников фирмы, проводит собеседование с ними или конкурсный отбор, выявляет наиболее подходящих кандидатов, оценивает их и назначает на должность. Помимо этого менеджер по подбору персонала должен умело вести кадровое делопроизводство, разрабатывать системы обучения персонала с целью улучшения качества выполняемой работы, системы оценки деятельности подчиненных, а также разъяснять политику, проводимую организацией в сфере ее деятельности. Менеджер по подбору персонала несет ответственность за каждого принятого им сотрудника фирмы, для которого в отделе кадров заводят личное дело, личную карточку работника, трудовую книжку. Нового сотрудника организации согласно Трудовому Кодексу РФ в отдел кадров так же просят предоставить ряд необходимых для официального принятия на работу документов: российский паспорт с пропиской или регистрацией, копию военный билет, копию полученного пенсионного страхового свидетельства, копию полученного ИНН, копию медицинского страхового полиса, несколько фотографий 3*4, копию диплома или свидетельства об образовании. Все вышеперечисленные копии документов остаются в отделе кадров, подлинники документов работодатель не может оставить в личном деле, но имеет право потребовать ознакомиться с ними. Если у сотрудника нет пенсионного страхового свидетельства, то его необходимо получить либо самому сотруднику, либо организации, в которой он работает. Получение пенсионного страхового свидетельства для работающих граждан РФ должно происходить в Пенсионном фонде. Получением пенсионного свидетельства должны заниматься (но не обязаны) начальник отдела кадров или бухгалтер. С получением трудовой книжкой дела обстоят иначе. Ее заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. По Трудовому Кодексу РФ нельзя завести две трудовые книжки, так как это будет квалифицироваться как мошенничество. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже. За заполнением или исправлением данных в трудовой книжке необходимо следить сотруднику, чтобы избежать противоречий и разногласий с работодателем. Трудовая книжка должна быть оформлена работодателем в течение пяти первых рабочих дней согласно статье 66 Трудового Кодекса РФ. Помимо трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником фирмы должны заключить трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. С формой трудового договора можно ознакомиться в статье 67 Трудового Кодекса РФ и на сайте в разделе …. . В трудовом договоре обязательно должны быть прописаны условия труда, размер зарплаты, возможные доплаты и надбавки, а также поощрительные выплаты. Не стоит путать личное дело с личной карточкой работника. В личной карточке работника заполняются краткие данные о рождении, проживании, образовании, прохождении военной службы и прочие дополнительные данные. Личное дело - это папка, в которой в отделе кадров хранятся документы, предоставленные сотрудником, приказы работодателя относительно данного сотрудника и прочая необходимая информация. Личное дело должно храниться в архиве отдела кадров.
Получение ИНН - это получение идентификационного номера налогоплательщика. В России получение ИНН - это получение персонального номера каждого работающего гражданина, присваиваемого налоговой службой РФ. С 1 января 1999 года Налоговая служба РФ создала такие условия, при которых получение ИНН гражданами РФ происходит с рождения. Получение ИНН необходимо для того, чтобы работодатель мог отчислять налог с зарплаты в налоговую службу РФ. Получение пенсионного страхового свидетельства необходимо работодателю для того, чтобы перечислять выплаты в Пенсионный Фонд РФ на пенсионный счет сотруднику. В последствии из этих выплат будет складываться пенсия данного человека. Кстати, получением ИНН, медицинского полиса или пенсионного страхового свидетельства может заняться сторонняя фирма, позволяющая работодателю и сотруднику сэкономить дорогостоящее время.
Для иностранных граждан, желающих работать на территории РФ, необходимо оформить следующие документы: персональное разрешение на осуществление трудовой деятельности на территории РФ, регистрация в Управлении ФМС России (оформление приглашения или рабочей визы). Работодателю же придется оформить для иностранных граждан разрешение для привлечения иностранной рабочей силы. Другие необходимые документы для иностранных граждан оформляются в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Иностранным гражданам также как и гражданам РФ необходимо оформить медицинский страховой полюс. Это позволит им при чрезвычайных ситуациях обратиться за медицинской помощью в поликлиники и больницы по месту пребывания. Оформление медицинского страхового полюса для большего удобства также можно доверить сторонней фирме.
Управление персоналом - это узко специализированная деятельность в системе современного менеджмента, с появлением которого в профессиональной среде любой отрасли стало происходить становление кадрового менеджмента. Кадровый менеджмент отвечает за исполнение и развитие форм кадровой работы. В современном мире управление персоналом принято еще называть управлением человеческими ресурсами. Управление персоналом заключается не только в оформлении документов и принятии сотрудника на работу, но и в умении создать должные условия труда, желание трудиться и стремление к карьерному росту. Повышение или понижение зарплаты по объективным причинам может сказать на качестве выполняемой работы сотрудником. Менеджер по подбору персоналом должен также уметь создать здоровую конкуренцию в коллективе и содействовать в создании корпоративной культуры сотрудников. Управление персоналом - это нелегкая, но интересная работа в условиях кадрового менеджмента.